چگونه میتوان به کمک نرمافزارهای برنامهریزی منابع سازمانی، مدیریت موجودی بهتری داشت
زمانی موجودی انبار با قلم و کاغذ فهرستبرداری میشد. همه جای شرکتها پر از قفسههای پروندهی غولپیکر با هزاران طبقه بود. فرآیند تشکیل پرونده پیچیده و زمانبر بود زیرا کارمندان باید پروندهها را بر اساس ویژگیهای مختلف (مانند تاریخ صدور، بخش مربوطه، مدیران، میزان اولویت و غیره) سازماندهی میکردند. دردسر دیگری هم وجود داشت. هنگامیکه قفسهها پر میشدند، باید برخی پروندهها را جابهجا میکردند یا دور میریختند تا برای بقیهی پروندهها جا باز شود.
این ناکارآمدی، فرآیندهای تجاری را تحت تأثیر قرار میداد و آنها را مستعد خطا میکرد اما بالاخره متوقف شد. نرمافزارهای برنامهریزی منابع سازمانی و فرآیندهای خودکار مورد توجه قرار گرفتند و شروع به حل مشکلات تجاری کردند که به صورت روزمره وجود داشتند یا در زمانهای بحران بروز میکردند. این راهحلها هم مشکلات را برطرف کردند هم پویایی و دقت را برای سازمانها به ارمغان آوردند.
ویژگیها و مشخصات نرمافزارهای مختلف برنامهریزی منابع سازمانی میتوانند با هم فرق کنند. اما یک نرمافزار برنامهریزی منابع سازمانی خوب برای مدیریت موجودی، برخی فواید حداقلی را برای سازمان تضمین میکند. در این مقاله، به این موارد خواهیم پرداخت و نکات ارزشمندی را درباره مدیریت بهتر موجودی در اختیارتان قرار میدهیم.
بسیاری از سیستمهای ERP امکان استفاده از ابزارهایی همچون ارائهی صورتحسابهای دقیق هنگام خرید کالا را میسر میکنند. با این حال اضافه کردن IIoT به این سیستمها میتواند منجر به رفع تأخیرهایی شود که در هنگام سفارش مجدد مشتریان بوجود میآید.
شرکت تجهیزات صنعتی اوهایو جرگنز (Ohio’s Jergens) این کار را با نصب دستگاههای فروش خودکار و هوشمند در فروشگاههای خود به انجام رساند. بدین ترتیب کارکنان شرکت این امکان را داشتند تا تأییدیهی موجودی محصولاتی همانند عینکهای ایمنی یا آچار را به سادگی و با سرعت دریافت کنند، بدین ترتیب که بارکدهای مربوط به محصولات را اسکن کرده و سپس دستگاه بصورت خودکار ابزارها و تجهیزات لازم را به آنها ارائه میکند. در ادامه صورتحسابی براساس قیمت توافق شده صادر میشود. پس از نصب این سیستم، شرکت توانست بهرهوری فعالیتهای خود را تا 30 درصد افزایش دهد.
پر کردن مجدد موجودی ماشین نیز ساده است. مسیرهای مربوط به ماشینهایی که بایستی موجودیشان تجدید شود برای رانندگان بخش تدارکات ارسال میشود. بدین ترتیب آنها میتوانند از طریق آیپدهای ( Ipad )خود نسبت به میزان تجهیزات مورد نیاز برای مکانهای مورد نظر مطلع شوند. این روش در قیاس با روشهای پیشین که تجدید موجودی انبار فرآیندی دستی داشت منجر به صرفهجویی چشمگیری در زمان میشود. کیفیت خدمات به مشتریان نیز از این طریق بهبود مییابد. ضمن اینکه توافق اولیه بر سر قیمت باعث عدم نیاز به سفارش خرید یا قیمت پیشنهادی خواهد شد.
ردیابی محصول بخش بزرگی از چالشهای مدیریت موجودی را به خود اختصاص میدهد. صاحبان کسبوکارها و مدیران انبارداری مسئولیت تکتک جابهجاییهای انبار را برعهده دارند و باید پاسخگو باشند. در بسیاری از کسبوکارها، بیش از هزاران واحد کالا در انبار نگاه داشته میشوند.
بدیهی است که این اقلام از نظر اندازه، شکل و نحوهی معامله با هم فرق دارند. ممکن است برخی در بطری تولید شوند و برخی دیگر محصولات جامد نانوایی باشند. با توجه به این ویژگیها، قطعاً مقیاس توزیع متفاوتی خواهد داشت.
با توجه به این وضعیت، برنامهریزی منابع سازمانی میتواند از بسیاری از مشکلات نجاتتان دهد. میتواند این امکان را در اختیارتان قرار دهد که همه محصولاتتان را تنها از یک پیشخوان (داشبورد) مدیریت کنید.
ذخیره پیوسته اطلاعات در سیستم یکی از بزرگترین داراییهای تجاری است. کمکتان میکند روندها و الگوهای مفید در موجودی محصولاتتان را شناسایی کنید. به این ترتیب، میتوانید برای هر کدام از اقلام انبار خود، تصمیمات عمدهی مبتنی بر داده بگیرید. به عنوان مثال، میتوانید سوابق دادههای یک محصول را مطالعه کنید تا میزان تقاضای فصلی را متوجه شوید و راهبردهای آیندهی خود را بر این اساس تدوین کنید.
برخی از نرمافزارهای برتر برنامهریزی منابع سازمانی، کارکردهای پیشبینی را نیز در پیشخوان تحلیلی خود در نظر میگیرند. یا خیلی ساده میتوانید دادههایتان را به قالب .csv دربیاورید و خودتان با استفاده از نرمافزار اکسل یا سایر نرمافزارهای آماری یک مدل پیشبینی بسازید.
اطمینان از هماهنگی بخشهای تأمین و فروش
یکی از مهمترین چالشهای مدیریت موجودی تصمیمگیری دربارهی تأمین و فروش است. باید بین این دو تعادل برقرار باشد وگرنه تأثیر قابلتوجهی بر سودآوری خواهد داشت. برای مثال، لازم است بدانید در کدام نقطه از روز میتوانید تعداد معینی از اقلام مورد نظر را در انبار داشته باشید. اگر این دو بخش با هم انطباق نداشته باشند، ممکن است فرصت فروش را از دست دهید یا تاریخ انقضای محصولاتتان در انبار بگذرد. هیچ یک از اینها برای تجار مطلوب نیستند.
یک نرمافزار جامع مدیریت منابع سازمان این امکان را در اختیارتان قرار میدهد که سیستم انبارداری خود را با سیستم حسابداریتان ادغام کنید. مهمترین مزیت آن این است که کوچترین جابهجایی در انبار، مستقیماً وارد دفتر حسابتان میشود. به این ترتیب بهتر میتوانید زنجیره ارزشتان را تحت کنترل داشته باشید و بر اساس یک تصویر کلی از کسبوکارتان تصمیم بگیرید.
با افزایش سرعت اینترنت و انتقال داده، شرکتهای فناوری بیشتر به دنبال نرمافزارهای لحظهای هستند. این امر به پویایی سازمان کمک میکند و این امکان را در اختیار کارمندان قرار میدهد که برخی کارها را از راه دور انجام دهند.
با استفاده از نرمافزارهای مناسب مدیریت منابع سازمان میتوانید موجودی خود را بهطور کارآمد مدیریت کنید.
نرمافزارهای مدیریت منابع سازمان میتوانند در زمینههای بسیار متنوعی به زیرساخت شما کمک کنند. اما شما به عنوان صاحب یک کسبوکار باید باتدبیر تصمیم بگیرید. عوامل مختلفی بر نحوه تصمیمگیری درباره چگونگی انتخاب و بهکارگیری سیستم مدیریت منابع سازمان در شرکت تأثیرگذار هستند.
برخی از این عوامل عبارت هستند از: بودجه مالی، منابع انسانی، فرهنگ سازمانی، فرآیند تجاری، زیرساختها. درست است که این عوامل در میان سازمانهای مختلف متفاوت هستند. اما باید چند سؤال آگاهانه درباره شرکتتان از خود بپرسید تا ببینید مدیریت موجودیتان چقدر کارآمد است.
– در انبارداری خود از چه نوع سیستم گزارشدهی استفاده میکنید؟ آیا این سیستم میتوان دادههای عملیاتی لحظهای فراهم آورد؟
– تأمینکننده/منبع خرید شما سفارشات را به چه ترتیبی مدیریت میکند؟
– بهطور میانگین روزانه چه تعدادی از اقلام انبارتان از رده خارج میشوند و برایتان چقدر هزینهبردار هستند؟
– اقلام منقضی یا از رده خارج شده را چگونه از فهرست موجودیتان حذف میکنید؟
– آیا روش قاعدهمندی برای پیشبینی تقاضا برای موجودیهای انبار در یک زمان مشخص دارید؟
– چگونه تعداد اقلام انبارشده را بر اساس ظرفیت انبار تنظیم میکنید؟
– آیا فرآیند ساختاریافتهای برای حفظ امنیت فرآیند و دادههای مدیریت موجودی خود دارید؟
بنابراین، با حوصله به این سؤالات پاسخ دهید. سپس، بر اساس یافتههایتان تصمیم بگیرید. این کار بهشدت برای سودآوری و ارتقاء عملیاتی سازمانتان ضروری اس