اجرای چک لیست ERP: روش‌شناسی و مراحل آن
زمینه‌سازی برای اجرا و پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز ERP که در صف انتظار قرار دارد، اولین گامی است که می‌توانید برای رسیدن به موفقیت در کل فرایند بردارید. به‌ندرت پیش می‌آید که پیاده‌سازی ERP به‌صورت «کامل و بی‌نقص» انجام شود، اما برنامه‌ریزی دقیق و درک درست مراحل پیاده‌سازی، شانس اجرای موفقیت آمیز متناسب با بودجه و جدول زمانی شما را افزایش می‌دهد.
پیاده‌سازی یکی از راهکارهای ERP است که شامل همکاری ذینفعان و سهامداران برای دستیابی به هدفی مشترک می‌شود که این هدف مشترک همان موفقیت در کسب‌وکار است و برای رسیدن به این موفقیت در هر مرحله از پیاده‌سازی با فروشندگان کار می‌کنند تا وظایف و چک لیست‌های موجود تکمیل شوند. این تعهدات و مسئولیت‌ها در نگاه اول ممکن است ترسناک به نظر برسند، اما چک‌لیستی که در ادامه آمده می‌تواند در جلوگیری از پیش آمدن تأخیر در کار به شما کمک خواهد کرد .
مراحل پیاده‌سازی ERP چیست؟
هرچند روند پیاده‌سازی‌های ERP همیشه یکسان نیست، اما وقتی سازمانی راهکار جدیدی را اتخاذ می‌کند، برای اتمام مراحل پس از خرید و برقراری ارتباط با راهکار جدید ، استراتژی‌ها و مراحل مشابهی را دنبال می‌کند. برای موفقیت مستمر و ادامه دار آن ، برای انتقال راهکار خریداری شده هر بخش مجموعه‌ای از مراحل ویژه خود را به‌عنوان ابزاری تجاری دنبال می‌کند.
مراحل پیاده‌سازی ERP به بخش‌های بزرگ‌تری تبدیل می‌شوند. این مراحل شامل تعامل، انجام عملیات، فعال‌سازی و تبدیل می‌شوند. مسلماً با توجه به پلتفرم ERP که انتخاب می‌کنید، چالش‌ها و مراحل پیاده‌سازی فردی که برای پیاده‌سازی چک لیست با آن مواجه می‌شوید، متفاوت خواهد بود، اما این موضوع به شما کمک می‌کند که وقتی این حجم از مراحل را پیش‌رو دارید، بتوانید در مورد آنها به‌خوبی فکر کنید.
تعامل و درگیر شدن در فرآیند
اولین گام در استراتژی پیاده‌سازیERP تعامل با گروه‌های مختلفی است که در این فرآیند قرار دارند. در این مرحله است که برای پروژه ERP گروه‌هایی ایجاد می‌شوند، این گروه‌ها از مدیران پروژه، مهندسان و مدیران بخش‌های دیگر تشکیل می‌شوند. فراخوان‌های اولیه، بودجه‌بندی پروژه و زمان‌بندی تعیین و برنامه‌های تغییر مدیریتی نهایی می‌شود.
عملیات
این مرحله شامل ایجاد برنامه‌های عملی برای پیاده‌سازی راهکار ERP در آینده است. ممکن است مجبور شوید این برنامه‌ها را سفارشی‌سازی کنید و یا آنها را توسعه دهید، در 70 درصد از مواقع ERP باید به مقدار کم یا زیادی سفارشی‌سازی شود. همچنین زمان مناسبی برای برنامه ریزی ارائه برنامه های کاربردی مبتنی بر پردازش ابری و یا لایسنس برنامه کاربردی و توسعه یک برنامه آموزشی است.
فعال‌سازی
اهداف این مرحله حول محور آماده شدن برای رویدادهای عملیاتی، انتقال داده‌های مهم و اجرای برنامه‌های توسعه‌یافته مرحله عملیات می‌گردد یعنی: آموزش، نصب و آزمایش راهکار.
تبدیل
اساساً آخرین مرحله در پیاده‌سازی ERP چرخاندن سوئیچ است. کسب‌وکارها انتقال داده‌های نهایی را قبل از تاریخ عملیاتی شدن کامل می‌کنند و مالکیت سیستم‌ها را به مشتری منتقل می‌کنند.
عناصر مربوط به یک برنامه اجرایی خوب چیست؟
هر برنامه‌ای که برای پیاده‌سازی ERP تدوین می‌شود برای کارآمد بودن نیاز به نقشه راه دارد، معمولاً این نقشه در قالب چک‌لیستی از وظایفی که باید اجرا شوند تهیه می‌شود و اجرای این چک لیست به پیشرفت مداوم برنامه‌های پروژه کمک می‌کند، این وظایف شامل فعالیت‌های قبل از اجرا مانند تحقیق و ایجاد الزامات تا مراحل نهایی اجرا مانند نگهداری و پشتیبانی می‌شود.
هم مشتری و هم فروشنده باید از عناصر موجود در چک‌لیست آگاه باشند و بر اساس آن کار کنند تا مطمئن شوند که پیاده‌سازی ERP بدون مشکل اجرا می‌شود و برنامه‌های سازمان را به شیوه کارآمدی راه‌اندازی می‌کند.
| چک لیست مربوط به پیاده‌سازی ERP |
| تحقیق • تعامل با فروشنده و سازمان جهت شروع فعالیت‌ها و کارهایی که پس از خرید راهکار جدید باید انجام شود • ایجاد گروه پروژه مربوط به پیاده‌سازی ERP پس از خرید راهکار جدید • مستندسازی و بررسی وضعیت فعلی فرآیندهای تجاری مربوط به کسب‌وکار جهت شناسایی مشکلات مشترک و کارهای غیرضروری • تنظیم تماس‌های ابتدایی و جلسات مکرر برای پروژه • آغاز توسعه طرح پروژه با تعیین اهداف مشخص برای پیاده‌سازی ERP |
| الزامات • نهایی کردن طرح پروژه با گروه پروژه ERP • تأیید آمادگی اجرای پروژه توسط گروه پروژه و کمیته راهبری با امضای طرح پروژه. • ایجاد و توسعه استراتژی برای انتقال داده و اطمینان از پاک بودن و قابل‌استفاده بودن داده‌ها در راهکار ERP جدید. • توسعه و تدوین استراتژی برای انجام پشتیبانی مستمر از داده‌ها. • ایجاد و توسعه استراتژی فعال‌سازی آموزش به همه کاربران و گروه‌های کاربری که از راهکار جدید استفاده می‌کنند. |
| نصب و راه‌اندازی • آغاز نصب ERP مربوط به راهکارهای جدید کسب‌وکار که از طریق برنامه‌ریزی برای فعالیت‌های مرتبط با آن توسعه‌یافته است. • شروع انتقال داده‌های استاتیک اولیه. • تهیه سخت‌افزار و زیرساخت میزبان و ایجاد و توسعه برنامه‌هایی برای جریان داشتن داده‌های جاری بین بخش‌های مختلف (در صورت نیاز)، • نهایی کردن نصب نرم‌افزار و سفارشی‌سازی |
| انتقال |
| • مرور و بررسی صحت داده‌های منتقل‌شده، حصول اطمینان از صحت و به روز بودن داده‌ها و اینکه هیچ تکرار یا خطایی در آنها وجود نداشته باشد . • آغاز نگاشت داده‌ها ازاین‌جهت که داده‌ها بتوانند برای انجام آزمایش‌ها و وظایف عملیاتی در حال اجرا، آزادانه میان بخش‌ها و قسمت‌های مختلف کسب‌وکار جریان داشته باشند. |
| آزمایش • شروع آزمایش و بررسی همه رابط‌ها بر اساس داده‌های موجود از کاربران جهت ارائه درک واضحی از فرآیندها. • تأیید پذیرش فرایندهای مربوط به کسب‌وکار برای مطمئن شدن از اینکه اجرای همه عملکردها و گروه‌های کاربر طبق برنامه پیش می‌رود • عیب‌یابی خطاهای پیش‌بینی‌نشده‌ای که از طریق آزمایش زیرساخت و راهکار مشخص می‌شود. |
| آموزش • آموزش کاربر نهایی بر اساس برنامه‌های آموزشی مشخص‌شده در برنامه مدیریتی • پس از آموزش کاربر نهایی، با فروشنده جلسه‌ای را جهت انتقال مشتری ترتیب دهید تا تشویق شود مالکیت و انطباق فرآیندها را بر عهده بگیرد |
| راه‌اندازی • آمادگی برای عملیاتی شدن راهکار با بررسی همه‌جانبه مراحل نهایی • پیکربندی تمام مؤلفه‌های اضافی و تعیین جلسه‌ای برای گذر از مرحله عملیات • انتقال مالکیت سیستم‌ها از فروشنده به مالک با عملیاتی شدن راهکار جدید. • آموزش پیگیری فعالیت‌ها پس از عملیاتی شدن، برای حصول اطمینان از پذیرش و تطبیق کامل سیستم‌های جدید . • پس از عملیاتی شدن راهکار جدید، باید جهت خاتمه دادن به پروژه و انتقال آن به گروه‌های پشتیبانی جلسه‌ای برگزار شود |
| پشتیبانی • انتقال پروژه به مرحله نهایی و تمام کردن آن با کمک گروه‌های پشتیبانی و انتقال آن به گروه‌های پشتیبان پس از اجرا و راه‌اندازی آن. • حفظ و نگهداری پیوسته نرم‌افزار از طریق کاربران و آموزش آنها. • آغاز انجام مراحل بعد از اجرا و پیاده‌سازی آنها با کمک ارزیابی پروژه از طریق بهبود شاخص کلیدی عملکرد KPI |
پیاده‌سازی ERP چقدر طول می‌کشد؟
پروژه‌های مربوط به راه‌اندازی ERP پروژه‌های مهمی هستند که به زمان و منابع مشخصی نیاز دارند تا از موفقیت پلتفرم جدید مطمئن شوند. هیچ زمان‌بندی مشخصی با توجه به نوع یا پیچیدگی راهکار وجود ندارد. از آنجا که پیاده سازی سیستم ERP برای همه پروژه ها یکسان نیست، مدت‌زمان اجرا و تکمیل آن می‌تواند از 30 روز تا بیش از یک سال باشد.
در نظرسنجی انجام شده در مورد پروژه‌های مربوط به پیاده‌سازی ERP، شرکت‌های متوسط با درآمد 100 تا 250 میلیون دلار، طی 6.6 ماه سریع‌ترین زمان اجرا را داشتند. شرکت‌های بسیار بزرگ، با درآمد بیش از 25 میلیارد دلار با 12.4 ماه طولانی‌ترین زمان اجرا را داشته‌اند. با تمرکز بر عناصر داخلی سازمان مانند حمایت از مدیریت، برنامه‌های مدیریت جهت انجام تغییرات خوب و انجام دقیق و موشکافانه فعالیت‌های مربوط به پروژه، می‌توان تغییرات مربوطه را افزایش داده و اجرا و پیاده‌سازی هموارتری داشت، شرکت‌هایی که نمی‌توانند پروژه را در زمان‌بندی انجام‌شده تحویل دهند و از آن فراتر می‌روند، اصلی‌ترین مسئله را گسترش دامنه پروژه ذکر کرده‌اند.
یکی دیگر از عوامل مؤثر این است که بدانید آیا می‌خواهید ERP پیش‌فرض را پیاده‌سازی کنید یا راهکار ابری را . پیاده‌سازی ERP پیش‌فرض ، زمان بیشتری نیاز دارد، زیرا باید فضا و سخت‌افزار مناسبی را برای زیرساخت مربوط به فناوری اطلاعات تهیه کنید و تیمی را برای مدیریت آن ایجاد کنید. در مورد راهکارهای ابری ، فروشندگان همه سخت‌افزارها را میزبانی می‌کنند و شرکت شما نصب و انتقال داده‌ها به راهکار جدید را سریع‌تر انجام می‌دهد.
منبع : netsuite
