قبل از خرید سیستم های نرم افزاری توسط شرکت ها / سازمان ها ، جلسات آشنایی به شکل های حضوری و آنلاین برای معرفی و نمایش نرم افزار و آشنایی مشتری برگزار می شود، آشنایی با محیط و عمکرد نرم افزار جزو لاینفک از مراحل خرید نرم افزارهای یکپارچه تحت وب برای برنامه ریزی منابع سازمانی ERP می باشد.هرگونه تغییری در سازمان، می تواند شما را با چالش های متفاوت و ناشناخته ایی برای خرید ، استقرار، آموزش و پشتیبانی و در مجموع نگهداری رو برو کند. در ادامه با جزئیات این موارد بیشتر آشنا می شویم.
مقدمه
در قدم اول باید بدانیم هر تغییری به مانند تغییر ریل در قطار ، سر و صدایی دارد و گریزی از آن نیست. پس کمربندها را محکم ببنیدیم که برای رشد بایستی با قدرت وارد کارزار شویم. تغییر در دنیای مدرن پذیرفته شده است، پس بایستی با این روحیه آشنا و آن را به سازمان تزریق کنیم. و البته همینجا بدانید شرکتی که از آن خرید می کنید باید اهمیت استقرار و پشتیبانی را به خوبی درک کند و سابقه طولانی در اجرای موفق می تواند گزینه خوبی برای تایید این مورد باشد.
چالش های پیش روی شما برای اعمال این تغییرات در سازمان عبارتند از :
- انتخاب نرم افزار
- تصمیم گیری برای خرید
- دریافت قرارداد پشتیبانی و استقرار
- تبادل اطلاعات برای انطباق یا سفارشی سازی فرآیندها
- زمان و هزینه اجرا
- نحوه پیاده سازی
- آموزش سرمایه انسانی سازمان
- بهره برداری و اجرا
- انتخاب لایسنس یا کلود/ابری
و حتما دیگر چالش هایی که در ابتدا دیده نمی شود یا با درک فروشنده برای شما به راحتی حل خواهد شد. در ادامه به شرح هر کدام از چالش های اشاره شده می پردازیم.
انتخاب نرم افزار
بی شک یکی از راه های آگاهی، استفاده از گوگل و جستجوی ماژول های مورد نیاز مان از این طریق است. راه دیگر برای آشنایی و انتخاب نرم افزار معرفی دوستان متخصص در این حوزه و اعتماد به ایشان است. برای دیدن و مقایسه کارایی و عملکرد می توانید از دموهای حضوری یا آنلاین استفاده و خود را در اتمسفر آن شرکت ببینید و توانمندی های شرکت فروشنده را بسنجید.توجه به مسائل فنی و نوع برنامه نویسی و بستر اجرای نرم افزار که همان وب یا ویندوز است بررسی و بسته به نیازتان انتخاب کنید.نکته بسیار مهم در مسائل فنی ، بروزرسانی فنی نرم افزار با تغییرات جهانی است. این مهم به شما در رفع اشکالات ، افزایش سرعت و نهایتا افزایش کارایی و بهره وری سازمان کمک می کند. بروز رسانی در سطح بانک اطلاعاتی ، گزارش سازها و فریم ورک کدنویسی را در بر می گیرد.
تصمیم گیری برای خرید
شاید بهتر باشد این مورد را در انتهای لیست بیاوریم ، ولی نظرات هیئت مدیره، مدیرعامل، مدیر واحد و دیگر صاحب نظران از شروع جریان تغییرات در سازمان تاثیر گذار هستند. در انتخاب نفرات و یا کمیته انتخاب نرم افزار بسیار اهمیت دارد تا امانت داری و تخصص در کنار هم بتواند با توجه به استراتژی و ماموریت سازمان انتخابی شایسه را برای مجموعه شما به ارمغان بیاورد.
قرارداد پشتیبانی و استقرار
سال ها قبل یک شرکت ممکن بود نرم افزار کپی موجود در بازار را برای امور مالی خود تهیه کند، ولی تجربه به این دوستان نشان داد که مسئله اصلی داشتن صرف یک نرم افزار نیست بلکه استقرار و پشتیبانی است که به بقای سازمان کمک می کند. با توجه به مطالعات یک موسسه تحقیقاتی آلمانی که در دهه هشتاد شمسی در ایران انجام میداد، مسئله بقا در سازمان ها به رشد، اولویت دارد و توجه به این موضوع، نشانگر هوشمندی مدیریت است.
تبادل اطلاعات برای انطباق یا سفارشی سازی فرآیندها
انجام وظایف و اجرای فرآیندها در هر سازمانی به شکلی انجام می شود ، شاید در اصل ماهیت کار تفاوت زیادی نباشد ولی ممکن است اولویت یا تقدم و تاخر آن متفاوت باشد. با توجه به اینکه بسیاری از سازمان ها در گذشته هم از نرم افزار یا سیستم خاصی استفاده می کرده اند و دیتا انتری یا ورود داده هایی از قبل داشته اند ، بنابراین نیاز است تا این موضوع را به فروشنده اطلاع دهند تا امکان کانورت یا انتقال داده ها به سیستم جدید بررسی شود.بنابراین این موضوع یکی از چالش های انتخاب و موضوع بحث خواهد بود، البته که بسیاری از سیستم ها امکان انتقال داده را نمی دهند و بسیاری از آنها مجبور می شوند که داده های گذشته را در سیستم قبلی حفظ و بایگانی کنند و داده های جدید و بروز را من بعد وارد سیستم کنند.
زمان و هزینه اجرا
بسته به انتخاب کل یا جزیی از سیستم ERP ، زمان و دوره ی پیاده سازی می تواند متغیر باشد. این زمان ها صرف آماده سازی ، استقرار، آموزش و پیاده سازی و نهایتا اجرای سیستم می شود. تعداد پرسنل و دیگر عوامل نیز در این امر بی تاثیر نیستند.
نحوه پیاده سازی
خوشبختانه با توجه به وجود سیستم های ابری امکان اتصال نودهای سیستم یا همان کامپیوتر ها می تواند صرفا با اتصال به اینترنت قابل دسترس و انجام باشند.بنابراین برای اجرای سیستم های کلود / ابری سرعت اجرای این سیستم بسیار سریع خواهد بود و امکان بروزرسانی و رفع اشکال / دیباگ را به شرکت فروشنده ERP می دهد. بصورت کلی پیاده سازی را به دو شکل سخت افزاری و نرم افزاری می توان مشاهده کرد و در هر شاخه مسائل ویژه خود را خواهد داشت.
آموزش سرمایه انسانی سازمان
اگر سازمانی با استاندارد های ایزو آشنا باشند ، نیک می دانند که آموزش مثابه تیز کردن تبر برای تبرزن است. حال برای اجرای سیستم ERP و تجهیز کردن سرمایه انسانی سازمان به این مهارت دو راه در پیش رو داریم:
- یک : انجام کار با آزمون و خطا و تجربه کردن و زمان و صرف پول
- دو : برنامه ریزی برای آموزش و یادگیری مستمر و نهایتا افزایش بهره وری سازمان
رصد و کنترل ماهانه از میزان دریافت ساعات آموزش توسط پرسنل و اندازه گیری مهارت با آزمون یا خروجی کار قابل بررسی و مشاهده است.همچنین آموزش به شکل های ذیل هم قابل انجام است:
- آموزش در حین استقرار سیستم
- آموزش کاربران جدید
- آموزش الکترونیکی
بهره برداری و اجرا
در مرحله اجرا و بهره برداری یکی از چالش ها ، قبول این تغییرات توسط پرسنل و بصورت ویژه مدیرانی است که در مراحل انتخاب و خرید خیلی موافق نبوده اند و ممکن است ساز مخالفی نواخته باشند.با آموزش و پیاده سازی و ذکر مزایای سیستم توسط رهبر و مدیران سازمان به مرور زمان هر ماژل در سازمان اجرا و در صورت نیاز توسط پشتیبانی پوشش داده می شود.
انتخاب لایسنس یا کلود/ابری
در مسیر انتخاب نرم افزار ، بودجه مالی سازمان و سیاست انتخاب نوع شیوه کارکرد نرم افزار بسیار اهمیت دارد.به صورت کلی باخرید امتیاز یا لایسنس نرم افزار، شما صاحب همیشگی نرم افزار هستید ، ولی در حالت غیر لایسنس بایستی بصورت دوره ای برای استفاده از نرم افزار شارژ پرداخت کنید.در مورد مدل اجرایی سخت افزار هم حداقل به دو شیوه کلی قدرت انتخاب دارید:
- مدل اول : سرور در محل شماست
- مدل دوم : سرور در فضای مجازی و به شکل ابری در دیتا سنتر است
و می توانیم از نرم افزار استفاده کرد.در مدل اول شما نیاز به خرید سخت افزار و استقرار و نگهداری و استخدام نفرات دارید ، که البته با توجه به سیاست و یا موجود داشتن سخت افزار، سرور در محل انتخاب می شود و در مدل دوم فقط به صورت دوره ایی شارژ پرداخت می کنید.
عبور از این مسائل که هر کدام با انتخاب و دریافت مشاوره صحیح قابل حل هستند، امکان پذیر است و “رای بین به عنوان مشاوری امین” در کنار شماست.
