چگونه می‌توانید با کمک ERP ابری بازگشت سرمایه‌ی سریع‌تری را در کسب و کار خود داشته باشید
سه مزیت چشمگیر در استفاده از سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) وجود دارد که می‌تواند منجر به افزایش سریع جریان نقدینگی در شرکت‌ها شود. به کمک این قابلیت‌ها می‌توان بازگشت سرمایه‌ی سریعی را نسبت به آنچه برای سیستم ERP هزینه شده بدست آورد:
- مدیریت بهتر موجودی
- کاهش هزینه‌ها (از طریق مدیریت بهتر موجودی و قابلیت‌های دیگر)
- کاهش روزهای فروش معوق (DSO1)
وقتی سیستم ERP به درستی راه‌اندازی شده باشد می‌تواند امکان مدیریت موجودی را به نحو چشمگیری بهبود ببخشد – و این مسئله افزایش کارآیی و کاهش هزینه‌ها را در پی خواهد داشت. در این نوشته می‌خواهیم به بررسی چگونگی بازگشت سریعتر سرمایه از طریق کاهش روزهای فروش معوق (DSO) بپردازیم.
خلق سرمایه‌ی نقدی – و یا بهتر است بگوییم خلق مستمر سرمایه‌ی نقدی – هنوز هم از اهمیت بسزایی برخوردار بوده و بزرگترین عامل در موفقیت بلندمدت هر کسب و کاری به شمار می‌آید. – جان استیفنز، مدیرمالی شرکت AT&T
هرچه DSO کمتر باشد، سازمان این اطمینان را خواهد داشت که نقدینگی بیشتر و سریع‌تری را از صورتحساب‌های صادره به دست می‌آورد. منابع مالی به شدت تحت تأثیر منفی DSO زیاد قرار می‌گیرند، چرا که در این حالت به جای آنکه درآمد نقدی به سرعت صرف هزینه‌های عملیاتی یا سرمایه‌گذاری در کسب و کار شود، در حسابهای مشتریان باقی می‌ماند.
سیستم‌های ERP قادرند اطلاعات به روز و دقیقی را که برای جمع‌آوری نقدینگی از فاکتورهای صادر شده در اختیار کاربران قرار دهند. با استفاده‌ی مؤثر از چند ابزار کلیدی ERP می‌توان از کاهش DSO اطمینان حاصل کرد. این یکی از مزایای مهم در پیاده‌سازی سیستم ERP به شمار آمده و از بهترین راه‌ها برای مشاهده‌ی بازگشت سریع سرمایه‌ی هزینه‌ی شده برای نصب این سیستم محسوب می‌شود.
شما می‌توانید با ایجاد هشدارهای سفارشی‌سازی شده با توجه به نیازهای کسب و کار خود در سیستم ERP، در زمان واقعی نسبت به گذشتن از زمان پرداخت فاکتورها، پرداخت ناکامل و یا هرگونه رویداد دیگر آگاه شوید. بدین ترتیب قادر خواهید بود اقدامات فوری را به انجام رسانده و نقدینگی دریافتی را هرچه سریعتر به کسب و کار خود وارد کنید. این سیستم می‌تواند اعلان‌ها و هشدارهای داخلی را از طریق ایمیل کاربران و یا در هنگام ورود آنها، ارائه کند. این اعلان‌ها و هشدارها منجر به تسریع فرآیند جمع‌آوری سرمایه و نقدینگی خواهد شد. ضمناً هشدارهای مربوطه را می‌توان به شکل خارجی نیز مورد استفاده قرار داد. سیستم ERP قادر است ایمیل‌هایی را بصورت اتوماتیک برای مشتریان ارسال کرده و موعد مقرر پرداخت صورتحساب‌ها را به آنها یادآور شود. بدین ترتیب لازم نیست تا فردی از سازمان برای این کار به مشتریان مراجعه کرده و یا با آنها تماس بگیرد. ضمناً می‌توان براساس گزارش‌هایی که در نرم‌افزار ERP وجود دارد، تغییراتی را نیز در سیستم اعمال کرد – بعنوان مثال وقتی یک مشتری بصورت مداوم در پرداخت صورتحساب‌هایش تأخیر دارد، سیستم می‌تواند شرایط آتی را به منظور اطمینان از بازپرداخت سریعتر تغییر دهد.
در اختیار داشتن یک رابط کاربری مرکزی که بتوانید در آن اطلاعات مالی خود را در زمان واقعی مشاهده کنید نقش مهمی در بازگشت سریعتر نقدینگی ایفا می‌کند. نرم‌افزار ERP تمامی اطلاعات مربوطه را از طریق داشبوردهای قابل تنظیم در اختیار کاربران قرار می‌دهد. با کمک این داشبوردها شما می‌توانید:
- گزارش‌های دیجیتالی (کامپیوتری ) در زمان واقعی را دریافت کنید.
- حساب‌هایی که از سررسید پرداخت‌شان رد شده دسته‌بندی و اولویت‌گذاری کنید.
- به جستجوی اطلاعات تماس با مشتریان بپردازید.
- صورتحساب‌ها را مجدداً ارسال کنید.
- شرایط و محدودیت‌های اعتباری را بازبینی کرده و یا تغییر دهید.
- تمامی مکالمات انجام گرفته با مشتریان را ثبت و ذخیره کنید.
- هشدارهای جدیدی را براساس زمانی که مشتری متعهد به پرداخت صورتحساب شده تعیین کنید.
گزینه‌های مناسب پرداخت
اغلب سیستم‌های ERP سازمان‌ها را قادر می‌سازند دریافت مبالغ را از طریق کارت‌های اعتباری، پرداخت الکترونیک یا چک انجام دهند. بدین ترتیب جمع‌آوری نقدینگی تسریع و تسهیل شده و زمان مابین ارسال صورتحساب و دریافت مبلغ کاهش پیدا می‌کند.
: DSO میانگین تعداد روزهایی است که پس از انجام فروش ، طول می کشد تا یک شرکت پرداخت ها را جمع آوری کند. فرمول تعیین روزهای فروش معوق یا DSO با تقسیم مقدار حسابهای دریافتنی در طول یک دوره معین بر ارزش کل فروش اعتبار در همان دوره و ضرب در تعداد روزهای دوره اندازه گیری شده محاسبه می شود.
