پیاده‌سازی سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا ERP باعث می‌شود تا کسب و کار شما به شیوه بهتری انجام شده و رشد و توسعه شما نیز بیشتر شود. هر چند به نظر می‌رسد که استفاده از سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا مدیریت روابط مشتری می‌تواند کارآیی و همکاری در درون سازمان را به مرور زمان به شکل شگفت‌انگیزی افزایش دهد، اما ممکن است شما کم‌کم به این نتیجه برسید که سیستم ERP شما، دیگر به خوبی قبل کار نمی‌کند.
اگر احساس می‌کنید که سیستم ERP شما به جایی رسیده است که بر روی سازمان شما فشار وارد می‌کند، وقت آن است که به سمت یک راهکار نوین مانند سیستم ERP ابری یا راهکار CRM ابری روی آورید. تغییر به سمت یک نرم‌افزار نوین و به ویژه نرم‌افزارهای ابری می‌تواند بسیار پردردسر یا هولناک به نظر برسد، اما شرکای نت‌سوئیت در کشور سنگاپور می‌توانند در این زمینه به شما کمک کنند.
آیا اصلاً نیازی به راهکارهای نوین ERP دارید؟
هر چند ممکن است که سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی فعلی شما، هم‌چنان منافع و مزایای خوبی برای شما داشته باشد، اما ممکن است نشانه‌ای حس کنید که به شما می‌گویند که باید تغییری ایجاد شود. مثلاً اگر زمان به روزرسانی سیستم ERP شما فرا رسیده است، شاید لازم باشد که اصلاً به سمت یک راهکار ERP جدید روی آورید.
هر چه نرم‌افزارها قدیمی‌تر می‌شوند، نه تنها هزینه‌های به روزرسانی آن‌ها بیشتر می‌شود، بلکه از طرف دیگر اثربخشی قبلی خود را هم نخواهند داشت. شاید لازم باشد تا سخت‌افزارهای جدیدی تهیه کنید تا بتواند از زیرساخت نرم‌افزارهای قدیمی شما هم پشتیبانی کند. مثلاً اگر از یک سیستم ERP خارج از رده بر روی سیستم‌های داخلی شرکت خود استفاده می‌کنید، شاید استفاده از یک سیستم ابری ERP که شرکای نت‌سوئیت در سری‌لانکا از آن پشتیبانی می‌کنند، برای شرکت شما بهتر از آن باشد که بخواهید سیستم فعلی خود را به روز رسانی کنید.
یکی از بهترین روش‌هایی که به شما کمک می‌کند تا متوجه شوید که نرم‌افزار شما قدیمی شده و دیگر به درد نمی‌خورد، این است که میزان رضایت کارمندان در استفاده از آن را بررسی کنید. اگر کارمندان شما به خصوص جوان‌ترها از سرعت نرم‌افزار یا نحوه استفاده از آن شاکی باشند، این مسأله به شما نشان می‌دهد که باید سیستم منابع سازمانی خود را کنار بگذارید و از یک راهکار جدید و نوآورانه به جای نرم‌افزار فعلی خود استفاده کنید.
شاید کارکنان کلیدی تان نحوه جمع‌آوری اطلاعات و ابزارهای تجزیه و تحلیل موجود در نرم‌افزار فعلی را برای گزارشات لحظه‌ای به اندازه سرعتی که در نرم‌افزارهای نوین وجود دارد، کارآمد ندانند. از طرفی ممکن است نرم‌افزار شما دیگر نتواند الزامات جدید را هم برآورده کند، چون ممکنه نرم‌افزار قدیمی شما نسبت به تغییرات اخیر در بحث‌های مالی به روز نشده و با الزامات تعیین‌شده در این حوزه همخوانی نداشته باشد.
هر چه شما نسبت به این نشانه‌ها بیشتر بی‌تفاوت بمانید، سیستم برنامه‌ریزی منابع انسانی یا سیستم مدیریت روابط مشتری تان هم فشار بیشتری را بر روی سازمان وارد خواهد کرد. در این صورت، نرم‌افزار قدیمی شما باعث می‌شود تا فعالیت‌های شرکت شما کند شده و کارآیی آن‌ها کاهش پیدا کند و از طرف دیگر، هزینه‌های نگهداری و حفظ آن هم بیشتر و بیشتر می‌شود.
به همین دلیل است که باید تصمیم بگیرید تا سیستم قدیمی و از رده خارج خود را کنار گذاشته و به سمت استفاده از یک گزینه نوین مانند سیستم ERP ابری یا راهکار CRM ابری روی آورید.
استراتژی نوسازی
اگر کارکنان کلیدی در یک سازمان تصمیم بگیرند که نرم‌افزار ERP خود را ارتقا دهند، پیاده‌سازی و استفاده از نرم‌افزار جدید به سرعت و بلافاصله انجام نمی‌شود. ابتدا سازمان باید یک استراتژی نوسازی برای خود مشخص کند. این استراتژی باید به گونه‌ای باشد که سازمان را مطمئن سازد که می‌تواند بدون هیچ عیب و ایرادی، سیستم سنتی خود را کنار گذاشته و از سیستم جدید ابری که در آن اپلیکیشن‌ها و امکانات مختلف جدیدی هم وجود دارد، استفاده کند.
مثلاً اگر در مورد سیستم‌های ERP ابری از یکی از شرکای نت‌سوئیت در کشور سنگاپور پرس و جو کنید، متوجه خواهید شد که سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی آن‌ها شامل سیستم‌های مختلفی مانند مدیریت روابط مشتری، مدیریت سفارشات، تدارکات و مدیریت زنجیره تأمین هم هستند. هر چند این امکانات به شما کمک می‌کنند تا کارآیی سازمان خود را تا حد زیادی افزایش دهید، اما از طرفی هم برای استفاده از آن‌ها لازم است تا تغییرات اساسی در درون سازمان خود ایجاد کنید.
برخی از این امکانات به شما کمک می‌کنند تا بعضی از کارهای شرکت خود را به صورت خودکار انجام دهید، به طوری که دیگر نیازی نیست تا افراد، این کارها را به صورت دستی انجام دهند. هر چند استفاده از سیستم‌های ERP ابری یا راهکارهای CRM ابری باعث نمی‌شود که نیاز به منابع انسانی به طور کامل از بین برود، اما شما با استفاده از این نرم‌افزارهای نوین می‌توانید از منابع انسانی خود به شیوه‌های دیگری در سازمان استفاده کنید.
این تغییرات ممکن است بسیار اساسی باشند و به همین دلیل است که وجود یک استراتژی نوسازی بسیار مهم است.
علاوه بر این‌ها، زمانی که شما به سمت استفاده از یک راهکار ERP نوین مانند نرم‌افزارهای ابری روی می‌آورید، باید مسائلی همچون کارآیی، تحول دیجیتال و رشد را هم در نظر داشته باشید. این سه حوزه اصلی، حوزه‌هایی هستند که در استفاده از نرم‌افزارهای نوین، اثرات مثبتی بر روی کسب و کار شما خواهند داشت.
از طرف دیگر، باید تمام چالش‌ها و مشکلاتی که ممکن است با آن‌ها مواجه شوید را هم به دقت مد نظر داشته باشید. داده، یکی از مهم‌ترین عناصر موجود در هر سیستم برنامه‌ریزی منابع انسانی به حساب می‌آید. زمانی که شما سیستم ERP سنتی و قدیمی خود را کنار می‌گذارید و از یک سیستم جدید ابری استفاده می‌کنید، مقدار اطلاعاتی که جمع‌آوری و ذخیره می‌کنید و آن‌ها را تفسیر می‌نمایید هم تا حد بسیار زیادی تغییر خواهد کرد.
این مسأله می‌تواند دردسرهای زیادی برای شما به همراه داشته باشد. اما اگر بخواهید که راهکارهای نوین ERP را به شکل موفق پیاده‌سازی کنید، باید بتوانید بر این مشکلات فائق آمده و خود را با این تغییرات و توسعه وفق دهید.
منبع : msaas
