سیستم مکاتبات اداری

مکاتبات اداری یکی از پــر حجم ترین و در بعضی از مواقع مشکل تـرین فعالیت های یک سازمان می باشد، عدم وجود یک سیستم مناسب مکاتبات اداری باعث اتلاف زمان ، صرف انرژی بیشتر ، افزایش هزینه ها و در نتیجه غیربهره ور شدن سازمان مربوطه می گردد .

استفاده از سیستم مکاتبات اداری رای بین جهت انجام امور اداری و چرخه مکاتبات و طبقه بندی آنها، بستر مناسبی برای سرعت بخشیدن به انجام امور اداری در بخش دبیرخانه و نظارت بر گردش کار در سازمان مربوطه می باشد به شکلی که تمام اعمال اداری همانند ورود نامه، ثبت نامه، ارجاعات، رونوشت ها و حتی بازبینی نامه ها توسط سیستم ثبت و کنترل می گردد.

تحت وب

هر زمان، هر کجا

امنیت بالا

یکپارچه

امکان دورکاری

هسته متمرکز مرکزی

  • قابلیت اجرای نرم افزار در محیط وب
  • تعریف دبیرخانه ها در سازمان
  • امکان طبقه بندی اسناد با انواع محرمانگی نامه مانند عادی ، محرمانه ، سری و…
  • امکان قفل گذاری و برگشت از قفل گذاری بر روی اسناد طبقه بندی شده
  • امکان معرفی انواع فوریت فرم‌ها مانند عادی، فوری، آنی و …
  • امكان اتصال تصویر نامه و یا پیوست هرگونه فایل دیگری به نامه
  • قابلیت تهیه پیش نویس نامه و تصحیح مکرر آنها تا مرحله نهایی
  • امکان امضای نامه صادره ( تبدیل نامه پیش نویس به نامه )
  • امکان ارجاع نامه به گروهی از افراد یک واحد سازمانی
  • امکان ارسال رونوشت نامه صادر و داخلی برای چندین گیرنده
  • بایگانی نامه ها بهمراه طبقه بندی انها
  • مشاهده درختواره بایگانی نامه ها
  • امکان تعریف اطلاعات تماس مخاطبان به همراه ادرس پستی ، سایت ، شماره همراه ، تلفن و …
  • امکان تعریف گروه‌ گیرندگان دلخواه به منظور سرعت بخشیدن در ارسال نامه ها
  • امکان ارجاع و پاراف نامه های ارسال شده به دریافت کنندگان
  • امکان برگرداندن نامه های حذف شده به محل اصلی صدور ( نامه های ارسال شده ، نامه های دریافتی مستقیم و یا نامه های دریافتی رونوشت )
  • امکان مشاهده لیست پیگیری نامه ها
  • تعیین مهلت پاسخ ( اقدام ) برای نامه ارجاع شده
  • امکان ارائه خروجی چاپی تمامی لیست ها به صورت فایل Excel ، word، pdf ، jpg و …
  • قابلیت دریافت و ارسال اتوماتیك نامه های الكترونیكی در سیستم و مدیریت آن
  • قابلیت دریافت و ارسال اتوماتیك پیامک ( اس ام اس ) در سیستم و مدیریت پیامک های ارسالی و دریافتی
  • تعریف زمانبندی ارسال پیامک/ نامه الکترونیک
  • نامه های بایگانی شده
  • امکان مشاهده لیست پیگیری نامه ها