مکاتبات اداري يکي از پرحجم ترين و در بعضي از مواقع مشکل تـرين فعاليت هاي يک سازمان مي باشد، عدم وجود يک سيستم مناسب مکاتبات اداري باعث اتلاف زمان، صرف انرژي بيشتر ، افزايش هزينه ها و در نتيجه عدم بهره وری سازمان مي‌گردد.

استفاده از سيستم مکاتبات اداری پرسیس رای بین جهت انجام امور اداري و چرخه مکاتبات و طبقه بندي آنها، بستر مناسبي براي سرعت بخشيدن به انجام امور اداري در بخش دبيرخانه و نظارت بر گردش کار در سازمان مربوطه مي باشد به شکلي که تمام اعمال اداري مانند: ورود نامه، ثبت نامه، ارجاعات، رونوشت ها و حتي بازبيني نامه ها توسط سيستم، ثبت و کنترل مي گردد.