دسترسی لحظه ای و امن از همه جا
نرمافزار اتوماسیون اداری تحت وب رایبین به شما راهکاری بدون کاغذ ارائه میدهد تا بتوانید مکاتبات اداری خود را هر زمان و هر جا که خواستید انجام دهید. به علاوه سهولت در گردش نامهها و پیگیری ارجاعات و تعریف قالب بایگانی به طور شخصی برای هر کاربر و مزایای دیگر باعث تسهیل تعاملات درونسازمانی و برونسازمانی میگردد.
حوزه اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. اتوماسیون اداری در اصل شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه می باشد که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت وشماره دهی برای انواع نامه ها می رفت. امروزه نرم افزارهای اتوماسیون اداری در ایران با نگرش مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم ها، نامه ها، و کلیه مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است گه در سازمان های بزرگ بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می شود.
مزایا و برتری های سیستم
- قابلیت اجرای نرم افزار در محیط وب
- امکان ثبت چندین دبیرخانه در سیستم و مشخص کردن واحد های سازمانی
- امکان تعيين سطوح دسترسي کاربران بر اساس نظام مديريتی و جايگاههای سازمانی مجموعه
- امکان تنظیم فرمت اندیکاتور براساس ساختار و نیاز سازمان
- امکان ثبت کليه مکاتبات و مراودات درون سازماني از طريق سيستم و ثبت كليه جزئيات لازم
- امكان زنجيرنمودن مكاتبات و پيگيری مسير گردش كارها و مكاتبات در مجموعه
قابلیت های اتوماسیون اداری
- قابلیت ثبت و ويرايش اطلاعات چارت سازماني, واحدها و سمت ها (ساختار سازماني)
- قابلیت ضميمه نمودن انواع فايل هاي ممکن به نامه و ردوبدل آن درون مجموعه بر اساس اصول امنيتي
- قابلیت ثبت و مديريت اطلاعات اشخاص حقيقي و حقوقي طرف نامه نگاري
- قابلیت ثبت کليه مکاتبات رسيده(نامه وارده) و مکاتبات برون سازماني(نامه صادره) بر اساس جزئيات لازم
- قابلیت کنترل گردش دستورات ارجاع, پاراف, نمودار گردش نامه, تاريخچه عمليات, ليست پاسخ هاي رسيده و …
- قابلیت دريافت و ارسال اتوماتيك نامه هاي الكترونيكي در سيستم و مديريت آن از طريق كارتابل
- قابلیت ذخيره سازي ضمائم نامه ها اعم از متن و تصوير و … در بانک اطلاعاتي جهت بالا بردن امنيت اطلاعات